Pengalaman penulis berkecimpung di dunia konstruksi di Indonesia, baru beberapa kali saja penulis mulai merambah proses Prakualifikasi dan Tender di lembaga Pemerintah maupun Badan Usaha Milik Negara (BUMN) atau yang biasa disebut dengan Perusahaan Plat Merah.

Pengalaman berharga bagi penulis dalam mengikuti Tender di non-swasta antara lain pada kelengkapan data pendukung yang harus disiapkan, yang salah satu hal paling krusial adalah referensi pengalaman kerja tenaga ahli inti minimal yang dipersyaratkan dalam dokumen tender.

Pada postingan kali ini, akan dibahas mengenai Referensi Pengalaman Kerja untuk Tenaga Ahli:

Surat Referensi Pengalaman Tenaga Ahli diterbitkan oleh Pemilik Proyek (Owner) untuk staf yang telah menyelesaikan pekerjaannya dengan baik pada suatu Proyek. Pada prakteknya, tidak semua Pemilik Proyek langsung menerbitkan surat referensi ini, melainkan sesuai permintaan dari Kontraktor. Sebagian yang lain diterbitkan oleh Konsultan yang ditunjuk oleh Pemilik Proyek (biasanya Konsultan Manajemen) mewakili Pemilik Proyek.

Beberapa posisi yang biasanya diminta memiliki referensi antara lain: Project Manager (PM) atau General Superintendent (GS), Deputy PM atau Deputy GS, Quality Control, Quantity Surveyor, Site Manager atau Construction Manager, Engineer (Struktur, Arsitektur, Jalan Raya, Drainase, Geodesi), Safety Officer (K3L). Selain Surat Referensi, biasanya tenaga ahli juga diminta melampirkan Sertifikat Keahlian (SKA) dengan kualifikasi keahlian yang sejalan dengan persyaratan yang diminta dan Referensi yang dilampirkan, misal: SKA Manajemen Mutu untuk referensi tenaga ahli Quality Control (QC) Engineer.

Selain Referensi dan SKA, form Daftar Riwayat Hidup adalah komponen utama yang juga wajib ada dan berisi ringkasan pengalaman serta komepetensi Tenaga Ahli yang diminta. Beberapa pemilik proyek menyediakan masing-masing contoh Daftar Riwayat Hidup atau Curriculum Vitae (CV) yang patut kita ikuti pada saat mengikuti tender yang mereka lakukan. Meski disiapkan formnya, biasanya Pemilik Proyek mempersilakan peserta untuk menyesuaikan format CV tersebut dengan format standar yang biasanya sudah dimilik oleh masing-masing Perusahaan peserta tender. Lebih lengkap informasi yang ditampung di CV akan memudahkan Panitia Lelang dalam melakukan penilaian.

Jika tenaga ahli yang dimasukkan dalam daftar proyek memiliki Sertifikat Keahlian lain selain SKA, alangkah lebih bagus juga dilampirkan demi menambah nilai plus pada penilaian teknis oleh Panitia. Sertifikat Keahlian lain yang Penulis pernah temui antara lain: Sertifikat Greenship Professional (GP) maupun Greenship Associate (GA), Sertifikat Insinyur Profesional Madya maupun Utama dari Persatuan Insinyur Indonesia (PII), hingga ASEAN Engineer.

Beberapa Panitia Tender menyediakan format/tabel daftar tenaga ahli yang biasanya berbeda untuk masing-masing tender. Namun, pada umumnya ada format umum yang sering dipakai dengan informasi minimal seperti contoh berikut:

Pada dasarnya rumus yang digunakan oleh Panitia Tender untuk menilai pengalaman tenaga ahli pasti akan berbeda antara satu dengan yang lain, menyesuaikan penentuan bobot untuk komponen tenaga ahli dalam proyek yang ditenderkan tersebut. Namun, sebagai bahan hitungan sendiri, silakan lihat rumus berikut:

Catatan: pada intinya, yang Penulis sampaikan pada postingan ini adalah sekadar contoh-contoh yang penulis pernah temui. Pada tender untuk proyek yang lain mungkin menggunakan format yang lain, namun pasti secara konten tidak akan terlalu jauh dengan format contoh di atas.

Bagian ini sepertinya akan menjadi salah satu bagian yang dibuat beberapa partisi postingan. Prakualifikasi dan Tender di BUMN atau kebanyakan di lembaga Pemerintah tidak sesederhana seperti yang banyak dijumpai di perusahaan swasta. Penulis sendiri baru mengalami beberapa kali Tender BUMN/Pemerintah, sehingga masih banyak tips dan trik serta panduan yang perlu dipelajari lagi sampai kemudian akan kami sampaikan di blog ini.

Adapun pada bagian awal ini, Penulis akan sedikit menjelaskan Proses Prakualifikasi dan Tender di salah satu BUMN. 

Tahap Prakualifikasi

Pada tahap ini, semua persyaratan murni dinilai dari kelengkapan administratif Perusahaan, baik dari sisi legalitas dokumen, referensi pengalaman, hingga komitmen pimpinan Perusahaan. Beberapa dokumen yang dipersyaratkan ada pada tahap ini antara lain:

Tahap Verifikasi Dokumen Prakualifikasi

Pada Tahap ini, semua dokumen asli dari dokumen legal Perusahaan hingga sertifikat dan bukti pengalaman agar ditunjukkan ke Panitia. Jika ada salah satu dokumen yang dinyatakan tidak valid, maka peserta dianggap tidak memenuhi syarat dan dinyatakan gagal.

Adapun dokumen yang diverifikasi antara lain:

Pengumuman Prakualifikasi

Setelah melewati tahap verifikasi dokumen, maka peserta akan segera dievaluasi oleh Panitia dan segera disampaikan para peserta yang lolos melalui surat pemberitahuan ke masing-masing peserta Prakualifikasi. 

Untuk tender dengan nilai HPS besar (ratusan milyar hingga triliun), biasanya sangat sedikit presentase Perusahaan swasta yang lolos terutama di bagian pengalaman Perusahaan. Mengingat terlalu banyak proyek Infrastruktur yang hampir semua dikerjakan Perusahaan BUMN di beberapa tahun terakhir. Namun, hal ini jangan sampai membuat kita pesimis akan peluang tersebut, dengan akhir-akhir ini banyak berita yang menyatakan bahwa Menteri PUPR (Pak Basuki Hadimuljono) hingga Presiden (Pak Jokowi) mengatakan bahwa diharapkan Perusahaan Swasta lebih bisa masuk ke sektor Infrastruktur, agar jangan melulu BUMN.

Adapun ringkasan alur proses Prakualifikasi Tender Konstruksi di BUMN antara lain sebagai berikut: