Dalam postingan ini, penulis akan coba menjabarkan format sertifikat pembayaran yang sebaiknya dibuat dalam rangka pembayaran tagihan progress kontraktor/subkontraktor.

Selain isi dan format sertifikat pembayaran, akan dijelaskan pula informasi pendukung yang berkaitan juga dengan pembayaran progress, yang sebaiknya diketahui baik oleh pemberi kerja maupun kontraktor.

Item Utama dalam Sertifikat Pembayaran

Dalam penyiapan sertifikat pembayaran, ada beberapa item yang seharusnya ada/disebutkan, untuk mempermudah masing-masing pihak memonitor progress pembayaran.

Item-item tersebut antara lain:

1. Identitas/Judul Kontrak

Dalam bagian ini, disebutkan beberapa informasi mengenai Nama Proyek, Jenis/Lingkup Pekerjaan, Nomor dan Tanggal Kontrak (beserta addendum jika ada), Nama Kontraktor, Nilai Kontrak/Subkontrak (termasuk addendum jika ada).

2. Tanggal dan Nomor Sertifikat

Di bagian ini, disebutkan nomor sertifikat beserta tanggal diterbitkannya sertifikat tersebut, dan akan lebih lengkap jika disebutkan due date (deadline) tanggal pembayaran sesuai ketentuan dalam kontrak yang disepakati. Hal ini akan mendorong terlaksananya tertib administrasi bagi masing-masing pihak yang berkontrak.

3. Nilai Progress

Bagian ketiga dalam sertifikat pembayaran adalah bagian utama dari dokumen ini, yang berisi mengenai nilai progress. Secara spesifik, sebaiknya menyebutkan beberapa item progress berikut: Nilai total progress yang sudah diselesaikan, nilai pekerjaan tambah (Variation Order), nilai pemotongan retensi (proporsional, biasanya 5% dari total progress), nilai pemotongan uang muka (jika ada), kemudian yang terakhir adalah nilai pemotongan atas tagihan progress sebelumnya. 

Selain itu, di bagian paling bawah adalah nilai DPP (Dasar Pengenaan Pajak), PPN, PPh, dan nilai final tagihan progress yang dibayarkan.

4. Penanda Tangan

Bagian paling bawah dalam sertifikat pembayaran adalah petugas yang menyiapkan sertifikat (biasanya Quantity Surveyor/QS), Project Manager dari pihak Pemberi Kerja dengan sebelumnya diparaf oleh bagian keuangan/pajak.

Itulah beberapa komponen yang sebaiknya ada dalam sertifikat pembayaran tagihan jasa konstruksi. Jika ingin melihat contoh tampilan dan rumusnya, bisa dilihat dan diunduh melalui link berikut:

Dokumen Pendukung Tagihan

Selain penjelasan mengenai item yang sebaiknya ada dalam sertifikat pembayaran, berikut ini perlu penulis sampaikan juga beberapa dokumen pendukung tagihan progress yang sebaiknya disiapkan oleh pihak penagih maupun pihak tertagih, yaitu:

Joint Measurement Sheet (JMS)

Adalah dokumen yang berisi data volume aktual atas item kontrak yang sudah dikerjakan di lapangan (item terpasang merujuk pada spesifikasi). JMS ini biasanya disiapkan oleh pihak penagih (kontraktor) dan disetujui oleh staf lapangan pemberi kerja (supervisor/Construction Manager), dan diketahui oleh Project Manager pemberi kerja.

Progress

Setelah JMS siap, maka semua volume atas pekerjaan direkapitulasi dalam tabel progress yang berisi total volume sesuai kontrak, subtotal volume yang dikerjakan di tagihan progress sebelumnya, subtotal volume yang dikerjakan sekarang dan total semua volume item pekerjaan yang sudah diselesaikan hingga saat ini, dalam format menyesuaikan tampilan BQ.

Dokumentasi Pekerjaan

Foto pelaksanaan pekerjaan, dibuat dalam bentuk timeline, juga sebaiknya disiapkan sebagai pendukung dokumen tagihan, misalnya: dokumentasi progress 0% - 50% - 75% - 100% (terpasang sesuai spesifikasi). Dalam foto tersebut dilampirkan juga semacam kartu untuk menunjukan nama pekerjaan, lokasi, dan tanggal pengambilan foto (contoh terlampir).

Legalitas Perusahaan

Jika tagihan yang diajukan merupakan tagihan progress pertama, maka perlu dilampirkan juga copy atas dokumen legal perusahaan, termasuk dan tidak terbatas: copy kontrak kerja, NPWP dan PKP, Nomor Seri Faktur Pajak dan SBU.

Tanda Terima Material

Khusus untuk item pekerjaan yang perhitungannya tonase (misal pekerjaan aspal), maka perlu dilampirkan juga tanda terima tonase material yang dikirimkan ke lapangan dalam bentuk tetap harus menyesuaikan spesifikasi.

Hasil Pengetesan

Dalam beberapa item pekerjaan, pekerjaan yang dianggap 100% jika sudah dilakukan tes, misalnya tes kepadatan, tes kerataan, dsb. Maka untuk lampiran tagihan, perlu juga dilampirkan hasil pengetesan baik yang dilakukan oleh laboratorium independent, ataupun yang dilaksanakan oleh pihak konsultan pengawas.