Jika anda merupakan perusahaan yang baru pertama kali memperoleh pekerjaan sebagai Kontraktor Utama (Main Contractor), dan berencana menunjuk subkontraktor untuk membantu pekerjaan anda? Berikut ini kami bantu menyiapkan prosedur standar pengadaan subkontraktor untuk suatu proyek.

Standar pengadaan Subkontraktor

Berbeda dengan standar pengadaan kontraktor utama yang cenderung detail dan membutuhkan proses, pengadaan subkontraktor biasanya perlu dilaksanakan dengan proses yang relatif cepat.

Hal ini karena dalam pengadaan subkontraktor, posisi proyek sudah berjalan, sehingga penunjukan subkontraktor harus segera diputuskan guna mengejar progress pekerjaan.

Dengan alasan ini, beberapa proses pengadaan perlu dipersingkat. Adapun standar pengadaan subkontraktor tersebut bisa disusun menjadi beberapa tahap berikut:

1. Undangan ke Calon Subkontraktor

Undangan rapat penjelasan ke beberapa calon subkontraktor sebaiknya disampaikan dan diagendakan dalam waktu yang sama, namun berbeda sesi (misal: Pagi, Siang, Sore). 

Dalam pengiriman undangan, sampaikan juga Bill of Quantity (BQ) kosong (hanya diisi volume pekerjaan yang akan disubkontrakkan), gambar tender/konstruksi, dan spesifikasi.

2. Rapat Penjelasan

Semua calon subkontraktor untuk jenis pekerjaan yang sama sebaiknya diundang dalam hari yang sama, namun berbeda sesi. Rapat penjelasan berisi penjelasan umum mengenai jenis dan lingkup pekerjaan yang perlu ditawarkan, juga target pelaksanaan pekerjaan perlu diselesaikan. 

Dalam rapat ini calon subkontraktor diharapkan sudah membawa dokumen administrasi perusahaan, yang permintaannya disampaikan berbarengan dengan undangan pada poin nomor 1.

3. Evaluasi Administrasi

Dalam mengevaluasi administrasi calon subkontraktor, tekankan hanya pada beberapa dokumen administrasi berikut: Akta pendirian dan Perubahan Pengurus Terakhir, NPWP dan PKP (jika ada), Nomor Seri Faktur Pajak, SPT Badan tahun terakhir, SBU yang masih berlaku (atau surat keterangan LPJK jika masih dalam proses perpanjangan), dan terakhir Nomor Induk Berusaha (NIB).

4. Evaluasi Teknis

Jika evaluasi administrasi sudah selesai dan cukup dipegang oleh bagian administrasi, evaluasi selanjutnya adalah aspek teknis. Berikan gambar konstruksi (atau minimal gambar tender) hanya untuk lingkup pekerjaan yang akan disubkontrakkan. 

Kemudian, minta calon subkontraktor menyampaikan dan mempresentasikan metode pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan. 

Pastikan calon subkontraktor juga sudah survei lokasi pekerjaan yang ditawarkan. Komponen paling utama dari evaluasi teknis biasanya berfokus pada kesiapan alat, SDM, dan target penyelesaian pekerjaan yang ditawarkan oleh calon subkontraktor.

5. Evaluasi Harga

Dalam evaluasi harga, sebaiknya sekaligus dilaksanakan pada saat yang sama dengan presentasi teknis (dalam 1 forum), sebagai upaya efisiensi. Dalam evaluasi ini, pastikan tidak ada misinterpretasi terhadap item Bill of Quantity yang sebelumnya sudah dikirimkan ke calon subkontraktor. Selain itu, pastikan calon subkontraktor menyampaikan BQ dalam bentuk excel tanpa merubah quantity item pekerjaan, agar dapat dibandingkan secara apple-to-apple.

6. Negosiasi Penawaran

Negosiasi ini sebaiknya dilaksanakan maksimal 2 kali saja, karena biasanya pekerjaan yang disubkontrakkan cenderung pekerjaan yang relatif spesialis, sehingga kualifikasi calon subkontraktor juga sudah spesifik.

7. Surat Penunjukan

Jika dirasa harga paling bagus, calon subkontraktor yang dianggap lulus evaluasi teknis sebaiknya langsung diberikan surat penunjukan agar persiapan pekerjaan dapat segera mereka laksanakan. Dalam surat penunjukan ini sudah disebutkan jenis/lingkup pekerjaan, nilai pekerjaan yang disepakati, periode pelaksanaan, dengan dilampirkan hasil negosiasi.

Surat penunjukan juga sebaiknya memuat halaman persetujuan dari subkontraktor terpilih yang berisi catatan kecil mengenai komitmen memulai pekerjaan dalam waktu yang sudah disepakati (biasanya antara 1 hingga 2 minggu).

8. Dokumen Kontrak Kerja

Jika dalam waktu 1 atau 2 minggu, sesuai komitmen dalam surat penunjukan, subkontraktor telah memulai pekerjaan persiapan, maka sebaiknya dokumen kontrak agar segera disiapkan guna keperluan subkontraktor mengurus beberapa dokumen legal seperti Asuransi, bank Garansi, BPJS, dst. Jenis kontrak subkontraktor biasanya cenderung lumpsum unit price (remeasure).

9. Sertifikat Pembayaran

Jika subkontraktor sudah mulai melaksanakan pekerjaan, dan sesuai kesepakatan bahwa progress pekerjaan dapat dilaksanakan per 2 minggu atau 1 bulan, maka sertifikat pembayaran agar disiapkan. Adapun format sertifikat pembayaran akan kami jelaskan di postingan selanjutnya.

10. Berita Acara Serah Terima Pertama

Jika progress pekerjaan telah tercapai 100% maka agar segera diterbitkan Berita Acara Serah Terima Pertama (BAST-1) atau Provisional hand Over (PHO).

11. Final Account

Jika progress pekerjaan sudah 100% dan BAST-1 sudah disiapkan, sejatinya harus segera disiapkan juga dokumen kontrak lain bernama Final Account, untuk memastikan total volume dan nilai pekerjaan yang telah diselesaikan subkontraktor. 

12. Berita Acara Serah Terima Akhir

Jika subkontraktor telah menyelesaikan pekerjaannya dan merawat hasil pekerjaannya selama durasi yang disepakati (misal: 6/12/24 bulan dari BAST-1), maka segera terbitkan Berita Acara Serah Terima Akhir (BAST-2) atau Final Hand Over (FHO) agar mereka bisa klaim uang retensi yang selama ini ditahan. 

Kurang lebih itulah standar prosedur pengadaan (sekaligus sampai tahap serah terima akhir) untuk subkontraktor. Detail masing-masing tahap akan dijelaskan di postingan lanjutan, khususnya untuk beberapa dokumen yang perlu perhatian khusus karena berkaitan dengan pajak dan legal.